Además de la preparación de la parte B (secciones 1-3) de la propuesta, debemos tener en cuenta ciertos aspectos administrativos y de soporte, tanto para la presentación de la propuesta, como para prever o evitar problemas de justificación, una vez aprobada.
La última fase antes de que el proyecto europeo se inicie, consiste en la negociación previa con la Comisión Europea, que se traduce fundamentalmente en la elaboración de dos documentos obligatorios: el acuerdo de consorcio y el acuerdo de subvención-Grant Agreement-GA. Los plazos para elaborar estos documentos son muy estrictos y exigen un importante esfuerzo de coordinación.
El Consortium Agreement-CA es un acuerdo de carácter privado entre los beneficiarios, lo que significa que se firma entre ellos y no requiere la firma la Comisión Europea. Complementa al GA, pero no puede contener ninguna cláusula que vaya en contra de ese otro acuerdo.
En muchos casos, en la fase de preparación de una propuesta, se presenta ya un borrador del futuro CA. Este borrador está basado por lo general en modelos preelaborados que presentan un amplio consenso, pero que no son de uso obligado, aunque si recomendado. El modelo más frecuentemente empleado es el DESCA (Desarrollo de un simple acuerdo de consorcio)162. El contenido habitual de los borradores incluye: descripción del proyecto y de sus tareas o paquetes de trabajo, organización interna, gestión del consorcio y de los derechos asignados en el Portal del Participante, presupuesto y distribución de fondos europeos, reglas generales sobre los derechos y obligaciones relativas a las aportaciones tecnológicas previas (background) y a los resultados conjuntos o individuales como resultado de la realización del proyecto (results), responsabilidades, indemnizaciones y acuerdos de confidencialidad entre los beneficiarios y otras provisiones como la duración, terminación, comunicaciones, leyes de aplicación, juzgados para la resolución de disputas, etc.
En todo caso, cualquier acuerdo previo es sustituido por el CA como documento central que anula todos los acuerdos previos y que debe de ser firmado por todos los socios antes de la firma del GA.
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